Koronawirus jako wyzwanie dla biur rachunkowych
Koronawirus to duże wyzwanie dla funkcjonowania biur rachunkowych, które muszą zapewnić sprawną obsługę Klientów na równie wysokim poziomie przy istniejących ograniczeniach fizycznego kontaktu. Dodatkowo istnieje wiele niejasności związanych z wprowadzoną w pośpiechu tarczą antykryzysową, więc telefony w biurach rachunkowych nie przestają dzwonić. Jak zatem usprawnić obieg dokumentów i pomóc Klientom przetrwać ten trudny dla nich czas?
Jak działają biura rachunkowe w dobie koronawirusa?
Koronawirus spowodował, że wiele firm musiało zamknąć całkowicie lub tymczasowo swoje działalności. Większość z nich, z uwagi na ograniczony kontakt z Klientami musiało przenieść swoje miejsce pracy do domu. W przypadku biur rachunkowych nie ma tutaj znaczenia, że kontakt z Klientem jest utrudniony, a także, że w większości biur brakuje pracowników lub są na zwolnieniach chorobowych - terminy podatkowe, jak obowiązywały, tak nadal obowiązują. W dodatku wprowadzana w pośpiechu tarcza antykryzysowa rodzi wiele niejasności i zapytań ze strony Klientów, a to powoduje, że telefony księgowych nie milkną.
Biura rachunkowe funkcjonują w trybie pracy zdalnej, albo pracują w dotychczasowym biurze, jednak starają się ograniczać fizyczny kontakt ze swoimi Klientami. Działania te są podyktowane zaleceniami rządu, w szczególności są odpowiedzią na apel o unikanie skupisk ludzi i bezpośredniego kontaktu. Jak zatem biura rachunkowe obsługują Klientów, którzy oczekują również wsparcia przy przygotowywaniu dokumentacji niezbędnej do uzyskania pomocy z tarczy antykryzysowej? Jak dowiadujemy się w rozmowie z ekspertem z biura rachunkowego MAYA w Dachowej, obsługującego zarówno osoby prywatne, jak i firmy:
Biura rachunkowe z uwagi na obecną sytuację związaną z koronawirusem, często proszą swoich Klientów o pozostawianie dokumentów w wyznaczonych do tego miejscach w biurze np. w korytarzu lub recepcji, zalecają wysyłkę dokumentów pocztą lub kurierem, lub umawiają wcześniej spotkania w przypadku pilnych spraw. Ma to zastosowanie w biurach, w których dokumenty nadal przekazywane są do zaksięgowania w tradycyjnej, papierowej formie.
Istnieją również specjalne systemy umożliwiające przesyłanie skanów umów, faktur, rachunków i innych potrzebnych plików pdf do biura. Wystarczy, że Klient wgra je wszystkie i po kilku sekundach będą już dostępne na komputerze pracownika biura rachunkowego.
Biura rachunkowe a praca zdalna
Z powodu koronawirusa wiele biur rachunkowych w dużej mierze pracuje zdalnie. Problemu z tym nie mają biura, które od początku swojej działalności korzystają z programów online, pozwalających wystawiać faktury, pobierać skany faktur kosztowych, czy przyjmować dokumenty w postaci skanów elektronicznych. Wszelkie rozliczenia i deklaracje wysyłane są przez internet. Rozwiązania chmurowe dają także możliwość efektywnego prowadzenia biura zdalnie.
Księgowanie w domu i wynoszenie dokumentów Klientów z biura może jednak naruszać przepisy dotyczące ochrony danych osobistych lub tajemnicy przedsiębiorstwa, dlatego dobrze jest wcześniej opracować szczegółowe procedury obiegu dokumentów. Praca w domu powinna odbywać się na sprzęcie służbowym, a wszelkie urządzenia wykorzystywane do pracy powinny być zabezpieczone hasłem dostępu, zaszyfrowaniem danych, oraz zainstalowaniem programu antywirusowego. Jeżeli zależy nam na bezpieczeństwie naszych danych oraz sprawnej i szybkiej obsłudze księgowej, warto skorzystać z usług biura rachunkowego w Poznaniu, które gwarantuje profesjonalne prowadzenie dokumentacji, skrupulatne obliczenia i pomoc w niejasnych sytuacjach.
W przypadku biur rachunkowych, które działają z tradycyjnymi dokumentami w formie papierowej, dobrze jest przestawić się w miarę możliwości na pracę online. Obecna technologia pozwala na łatwą pracę na skanach, zdjęciach, czy gotowych bazach danych, a dzięki temu nie będzie konieczne wynoszenie dokumentów poza miejsce pracy. Jeżeli jednak nie będzie innej możliwości, należy zadbać, aby żadna osoba nieupoważniona nie miała możliwości zapoznania się z nimi.
