Czy warto wybrać księgowość online?
Coraz więcej przedsiębiorców chce postawić na samodzielność w działaniu. Dla takich osób idealna wydaje się być opcja prowadzenia księgowości online. Czym właściwie jest księgowość internetowa? Jakie są korzyści lub ewentualne zagrożenia związane z prowadzeniem księgowości przez internet? Dowiedz się więcej i zdecyduj, która forma będzie najlepsza dla twojej firmy.
Jak działa księgowość online?
Prowadzenie księgowości online jest możliwe dzięki specjalnym narzędziom finansowym dostępnym dzięki aplikacji. Przedsiębiorca potrzebuje jedynie komputera i dostępu do internetu. Sama rejestracja i obsługa są bardzo proste i intuicyjne, wystarczy poznać podstawy księgowości online. To, co charakteryzuje tego typu aplikacje, to możliwość automatyzacji niektórych działań – wystarczy, że raz wpiszesz dane, a następnie będą się one automatycznie generować.
Jakie są zalety księgowości internetowej?
Przede wszystkim jest to wygodne rozwiązanie, z którego możesz skorzystać w każdej chwili przez całą dobę. Nie musisz za każdym razem wypełniać wszystkich danych, bo po pierwszym wprowadzeniu zostają zapisane w systemie. W aplikacji masz dostęp do gotowych deklaracji podatkowych. Nie ma potrzeby ich drukowania i gromadzenia, więc wszystko masz w jednym miejscu. Dokumenty są przygotowane do przesłania mailem do urzędu skarbowego lub ZUS-u.
Pełna księgowość online umożliwia skorzystanie z różnych funkcji, m.in. możesz stworzyć bazę klientów czy usług, wystawiać faktury, prowadzić ewidencję Księgi Przychodów i Rozchodów oraz środków trwałych, obliczać składki i zobowiązania podatkowe. Zaawansowane aplikacje umożliwiają też prowadzenie złożonych analiz dotyczących sprzedaży. W razie problemów możesz skorzystać z pomocy lub porady online. Niektóre firmy przez jakiś czas oferują dostęp do księgowości online za darmo w celu wypróbowania aplikacji.
Księgowość prowadzona przez internet to bezpieczne rozwiązanie w przypadku zniszczenia dokumentów w wyniku losowych zdarzeń, np. pożaru, bo dokumentacja jest cały czas archiwizowana i bez problemu możesz ją powtórnie wydrukować. Księgowość online to też korzystne rozwiązanie pod względem finansowym. Decydując się na tego typu rozwiązanie, możesz sporo zaoszczędzić.
Jakie są wady księgowości online?
Do wad księgowości internetowej należy przede wszystkim to, że nie jest przeznaczona dla wszystkich. Z tego typu usług mogą skorzystać przede wszystkim firmy jednoosobowe i przedsiębiorcy prowadzący małe biznesy. Rozwiązanie jest korzystne w przypadku dużej ilości faktur na małe kwoty. Skomplikowanym rozliczeniem w dużej firmie powinno zająć się wykwalifikowane biuro rachunkowe.
Prowadzenie księgowości narzuca dużą samodzielność w działaniu. Nie każdy jest na to przygotowany. Do wypełniania dokumentów przyda się też wiedza uzupełniania na bieżąco. Skorzystanie z usług tradycyjnego biura rachunkowego to gwarancja, że naszą dokumentacją zajmie się księgowa z doświadczeniem, która śledzi zmiany w prawie.
Obsługa aplikacji do prowadzenia księgowości online jest intuicyjna, jednak przy wprowadzaniu danych trzeba zachować czujność, bo system nie jest w stanie wykryć wszystkich ewentualnych pomyłek.
W przypadku popełnienia błędów w rozliczaniu za pomocą aplikacji to właściciel firmy ponosi odpowiedzialność. Warto pamiętać, że profesjonalne biura rachunkowe są ubezpieczone od odpowiedzialności cywilnej i w przypadku pomyłki nie musisz się martwić o poniesione straty.
Mimo że księgowość online to oszczędność pieniędzy, musisz poświęcić swój czas na jej samodzielne prowadzenie i śledzenie zmian w przepisach podatkowych. Może to odbić się na innych obowiązkach i nie wpłynąć dobrze na rozwój firmy. Poza tym nie ominą cię również wizyty w urzędach, które też zajmują sporo czasu.
Na co się zdecydować?
Jak widać zarówno księgowość online, jak i korzystanie z usług biura rachunkowego, ma swoje wady i zalety. Z jednej strony nie każdy przedsiębiorca może w ogóle skorzystać z księgowości online lub nie ma odpowiedniej wiedzy i czasu do samodzielnego uzupełniania dokumentacji, z drugiej to duża oszczędność.
Osoby, którym zależy na oszczędnościach, ale nie mają czasu na samodzielne prowadzenie księgowości, szukają księgowych oferujących tanie usługi. To nie najlepsze rozwiązanie, bo profesjonalna obsługa rachunkowa kosztuje. W końcu dotyczy ważnych dokumentów i finansów firmy.
Trzeba pamiętać, że korzystanie z księgowości online niesie ryzyko pomyłek. Dokumenty prowadzone przez rzetelne biuro rachunkowe są weryfikowane i wypełniane przez doświadczonych pracowników.
