Zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów
Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów to jeden ze sposobów, aby ewidencjonować przychody firmy. O tym, kto może zdecydować się na taką formę księgowości, dokładnie mówią przepisy. Jednak bardzo ważne jest to, aby księga ta była prowadzona starannie i skrupulatnie – błędy w ewidencji mogą skutkować poważnymi konsekwencjami. Dlatego też zadanie to często powierza się profesjonalnym biurom rachunkowym.
Kto musi prowadzić księgę przychodów i rozchodów?
Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, w skrócie nazywanej KPiR, jest wymagane w przypadku, gdy przedsiębiorca wybierze formę opodatkowania na zasadach ogólnych lub podatek liniowy.
Nie można zapominać o tym, że obowiązek ten dotyczy nie tylko osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Podlegają mu także spółki cywilne, jawne oraz partnerskie. Jednak w sytuacji, gdy przychód osiągnięty przez te podmioty z tytułu prowadzenia przez nie działalności wyniesie więcej niż 2 000 000 euro, będą one musiały prowadzić tak zwaną księgowość pełną.
Księga przychodów i rozchodów musi być założona tego samego dnia, którego zostaje rozpoczęta działalność gospodarcza. Może być prowadzona w formie elektronicznej lub papierowej – decyduje o tym podatnik.
„W przypadku prowadzenia księgi przychodów i rozchodów każdy detal oraz ewidencjonowana pozycja mają ogromne znacznie. Niezależnie od tego, czy będzie ona miała formę elektroniczną, czy papierową, musi być prowadzona niezwykle skrupulatnie. Wymaga to sporej wiedzy, znajomości przepisów oraz umiejętności” – mówi ekspert z Biura rachunkowego LCConsulting.
Jak należy prowadzić księgę przychodów i rozchodów?
Księga przychodów i rozchodów powinna być prowadzona w sposób jasny, przejrzysty i rzetelny. Jest to kluczem do tego, aby dokumentacja ta była sporządzona skrupulatnie oraz prawidłowo. Ponadto musi mieć ona strukturę składającą się z odpowiednich kolumn, co wynika wprost z załącznika do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r.
W księdze tej powinny być ewidencjonowane wszelkie transakcje mające miejsce w firmie. Należą do nich te, które dotyczą sprzedawanych towarów lub świadczonych usług. Oprócz tego muszą być w niej ujęte koszty ponoszone przez firmę. Obejmują one wszystkie wydatki, a w tym pensje dla pracowników, opłacone faktury, rachunki za zakup niezbędnych materiałów czy należności za prąd lub Internet.
Ponadto należy pamiętać, aby w księdze tej nie ujmować zaliczek uiszczonych za nabywane towary, wartości dotacji oraz kosztów, które dotyczą jeszcze nieukończonej inwestycji.
