Materiał Partnera
Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Prowadzenie działalności gospodarczej w dowolnej formie nakłada na przedsiębiorcę obowiązek prowadzenia dokumentacji finansowej i podatkowej. W większych firmach, które prowadzą zróżnicowaną działalność i zatrudniają pracowników, jest wymagana pełna księgowość. Jej prowadzenie regulują stosowne przepisy prawa. Jakie są najważniejsze zasady jej prowadzenia?

Ustawa o rachunkowości


 Dokumentem, który reguluje kwestie związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych, jest Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, aktualizowana w kolejnych latach, aż do 2019 roku włącznie. Artykuł 24 tejże ustawy określa zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych z uwzględnieniem ogólnych aspektów oraz ich szczegółowego znaczenia. Zasady te wyznacza już pierwszy punkt artykułu, który mówi, że:

Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco.” Praktyczna interpretacja tych określeń jest następująca:

  • rzetelność – to dokonywanie zapisów, które odzwierciedlają stan faktyczny (są zgodne z prawdą),
  • bezbłędność – oznacza stosowanie poprawnego kwalifikowania dowodów księgowych w danym miesiącu, ciągłości zapisu i poprawnych procedur obliczeniowych,
  • sprawdzalność – to możliwość stwierdzenia poprawności zapisów przez ich porównanie z dokumentami, stosowanie zapisów chronologicznych oraz wg kryteriów klasyfikacyjnych, które umożliwiają sporządzanie sprawozdań i zeznań podatkowych, w tym także dostęp do danych komputerowych,
  • prowadzenie na bieżąco – to dokonywanie zapisów bieżących operacji w tym samym dniu oraz sporządzanie zestawień i sprawozdań „przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca (…), a za rok obrotowy – nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym.

Zasady zgodne z polityką rachunkowości

Ustawa o rachunkowości wprowadza jeszcze inne ustalenia, które obowiązują każdego polskiego przedsiębiorcę. Do tych najważniejszych zaliczają się:

  • obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w języku polskim,
  • prowadzenie dokumentacji w odniesieniu do roku obrotowego i okresów sprawozdawczych,
  • stosowanie określonych metod wyceny aktywów i pasywów,
  • prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z opisanym sposobem (zakładowy plan kont, wykaz ksiąg rachunkowych, system przetwarzania danych, system ochrony danych i ich zbiorów itp.).

Ponadto, księgi rachunkowe powinny być przechowywane w firmie lub jednostce zewnętrznej, której przedsiębiorca powierza prowadzenie dokumentacji finansowej. Taką jednostką jest np. Biuro Rachunkowe Grażyny Jabłońskiej w Gliwicach, które świadczy usługi z zakresu kompleksowej obsługi firm w dziedzinie księgowości i rozliczania podatków. Ponieważ ustawa nakłada na przedsiębiorcę obowiązek zapewnienia dostępu do dokumentacji powierzając jej prowadzenie firmie zewnętrznej ma on również obowiązek powiadomienia urzędu skarbowego o miejscu, w którym ta dokumentacja się znajduje. Ma on na to 15 dni od dnia ich wydania. Termin „księgi rachunkowe” obejmuje pięć obowiązkowych pozycji. Są to:

  • księga główna,
  • księgi pomocnicze,
  • zestawienia obrotów oraz sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych,
  • dziennik,
  • inwentarz (wykaz składników aktywów i pasywów).

Księgi rachunkowe mogą być prowadzone w formie elektronicznej. W takiej sytuacji każda z wymienionych wyżej pozycji powinna stanowić samodzielny zbiór danych, bazę danych lub jej wyodrębnioną część. Jest też wymagane trwałe oznaczenie nazwami jednostki, rodzaju księgi rachunkowej, programu przetwarzania, roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia. Księgi powinny być przechowywane w układzie chronologicznym.

Kategorie
Warto przeczytać
Terminy wystawiania faktur – najważniejsze informacje
Zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 stycznia 2014 roku istnieje kilka terminów wystawiania faktur. Co więcej, możliwe jest także wystawienie dokumentu jeszcze przed dokonaniem dostawy. O czym więc powinien pamiętać...
Jak uzyskać kredyt na mieszkanie?
Wieloletnia spłata rat kredytu hipotecznego wymaga od banku dokładnego sprawdzenia możliwości finansowych swoich klientów. Oprócz comiesięcznej raty kredytu potencjalny kredytobiorca zobowiązany jest opłacić wkład...
Rankingi kredytów - czemu warto z nich korzystać
Kiedy czekają nas spore wydatki, a nie dysponujemy wystarczającą ilością gotówki, najlepszym rozwiązaniem wydaje się kredyt. Znaleźć najlepszą ofertę wśród setek dostępnych na rynku to trudny orzech do zgryzienia. Na...
Kalkulatory
Znajdź biura rachunkowe