Jak prowadzić ewidencję czasu pracy kierowców?

Właściciele firm transportowych mają wiele obowiązków, jednym z nich jest ewidencja czasu pracy kierowców. Do czego służy ewidencja czasu pracy kierowcy? Jak ułatwić sobie tworzenie ewidencji i rozliczenia? Jeżeli prowadzisz firmę transportową i masz pewne problemy z rozliczaniem kierowców, to musisz wiedzieć, że rozwiązań jest wiele.

Czym jest ewidencja czasu pracy kierowcy i jakie zawiera informacje?

Ewidencja czasu pracy kierowcy to dokument, w którym umieszcza się informacje o czynnościach podejmowanych przez kierowcę w związku z wykonywaniem przez niego obowiązków służbowych. Jak można przeczytać na stronie internetowej https://evotax.pl/pl/blog/czas-pracy-kierowcow-kompleksowy-przewodnik/, ze względu na specyfikę pracy kierowcy, ewidencja nie obejmuje wyłącznie liczby godzin spędzonych za kierownicą – uwzględnia się w niej także inne informacje, np. o przerwach i odpoczynkach.

Co ważne, ewidencja czasu pracy dotyczy zarówno kierowców zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, jak i kierowców, którzy nie pozostają w stosunku pracy.

W ewidencji czasu pracy zamieszcza się:

• godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy,

• liczbę godzin, które kierowca przepracował w porze nocnej,

• liczbę godzin nadliczbowych,

• dni wolne od pracy – muszą one być opisane (należy wskazać tytuł ich udzielenia),

• liczbę godzin dyżuru – wraz ze wskazaniem godziny jego rozpoczęcia i zakończenia oraz czy jest to dyżur pełniony w domu,

• rodzaj i wymiar zwolnień od pracy,

• rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,

• wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

W jaki sposób prowadzi się ewidencję czasu pracy kierowcy?

Dokumentowanie czasu pracy może odbywać się w formie papierowej lub elektronicznej. Biorąc pod uwagę, że ewidencja – zgodnie z ustawą o czasie pracy kierowców – musi być przechowywana przez okres 10 lat po zakończeniu okresu nią objętego, wielu przedsiębiorców wybiera formę elektroniczną.

Do sporządzania ewidencji czasu pracy kierowców wykorzystuje się różne dokumenty i formy zapisu – wymienić wystarczy:

• zapisy na wykresówkach,

• wydruki danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego – niekiedy są to pliki pobrane z urządzenia i karty,

• inne dokumenty, które potwierdzają czas pracy i rodzaj wykonywanych przez kierowcę czynności.

Aktualnie firmy transportowe mogą też korzystać z oprogramowania do ewidencji czasu pracy kierowców. Programy te ułatwiają zbieranie danych – pozwalają zrezygnować z ręcznego wprowadzania informacji z tachografów. Jeżeli chcesz wiedzieć więcej o automatyzacji ewidencji, zajrzyj na stronę Evotax: https://evotax.pl/pl/.

W jakim celu prowadzona jest ewidencja czasu pracy kierowcy?

Powodów, dla których na pracodawców nakłada się obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców, jest co najmniej kilka. Po pierwsze, na podstawie tych informacji wylicza się wynagrodzenia kierowców. Tego jednak pracodawca nie musi robić samodzielnie – może skorzystać ze wsparcia firmy specjalizującej się w rozliczaniu kierowców. Więcej na ten temat outsourcingu tego procesu: https://evotax.pl/pl/uslugi/rozliczanie-czasu-pracy-kierowcow/.

Po drugie, skrupulatne rejestrowanie czasu pracy kierowcy nie pozostaje bez wpływu na bezpieczeństwo. Zmęczony, zdekoncentrowany kierowca staje się zagrożeniem dla wszystkich uczestników ruchu drogowego.