Dziennik jako element księgi rachunkowej
Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do ewidencjonowania operacji gospodarczych swojej firmy. Większość form działalności, które funkcjonują na pełnej księgowości, wiąże się z koniecznością prowadzenia księgi rachunkowej, czyli systemu rejestracji działań księgowych. Każda księga rachunkowa powinna zawierać kilka niezbędnych elementów, jak na przykład dziennik. Jak więc należy prowadzić księgę rachunkową, a w szczególności dziennik?
Prowadzenie ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe to system rejestracji dotyczący firm, których działalność jest oparta na tak zwanej pełnej księgowości. Prowadzi się je w polskiej walucie, czyli w PLN i w języku polskim. Muszą być prowadzone także w sposób rzetelny, bezbłędny sprawdzalny i na bieżąco. Stanowią one zbiór zapisów księgowych i ich sum. Księga rachunkowa składa się z dziennika, księgi głównej, księgi pomocniczej, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz kont ksiąg pomocniczych oraz z wykładu składników aktywów i pasywów zwany inwentarzem.
Czym jest dziennik?
Dziennik jest jednym z podstawowych elementów ksiąg rachunkowych. Stanowi on chronologiczny zbiór zdarzeń, które nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym jednostki. Dziennik musi być zestawiony tak, aby możliwe było uzgodnienie obrotów firmy wraz z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Zapisy w dzienniku należy kolejno numerować, a sumy zapisów, czyli obroty, muszą być liczone w sposób ciągły. Dokonywanie zapisów musi umożliwiać ich powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi.
Dzięki prawidłowej numeracji w dzienniku, możliwe jest natomiast jednoznaczne powiązanie z dowodami księgowymi, które stanowią podstawę wprowadzonych treści. Zasadę tę określa ustęp 2 w artykule 14 ustawy. Warto pamiętać, że firma może tworzyć dzienniki częściowe, w których zdarzenia grupuje się według ich rodzaju. Jeśli jednostka decyduje się na takie rozwiązanie, należy ten fakt opisać w zasadach polityki rachunkowości. Przy takim typie dziennika również należy umieścić zestawienie obrotów tych dzienników za kolejne okresy sprawozdawcze.
Dziennik komputerowy i program księgowości internetowej
Funkcjonowanie jednego dziennika o bardzo dużej objętości lub kilku częściowych jest możliwe przy wykorzystaniu systemu informatycznego. Korzystanie z takiego systemu jest jednak nieco skomplikowane dla początkującego przedsiębiorcy. Z tego powodu biura rachunkowe, takie jak biuro księgowe Atoran, oferują pomoc swoim klientom i doradzają, jak prawidłowo korzystać z oprogramowania. Przy takim rozwiązaniu istnieje jednak obowiązek, aby zapis księgowy był wyposażony w automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika. Program księgowy musi także umożliwiać ustalenie danych osoby odpowiedzialnych za wprowadzoną treść. Zgodność sumy zapisów zawartych w dzienniku z łącznymi obrotami kont syntetycznych świadczy o tym, że operacje gospodarcze w księgach rachunkowych w danym okresie są kompletne i poprawnie ujęte.
