Cyfrowe przetwarzanie faktur przychodzących
Sprawowanie kontroli nad fakturami jest nie tylko czasochłonnym, ale przede wszystkim wymagającym uwagi zadaniem. W dobie współczesnych technologii, wykorzystanie odpowiedniego systemu pozwala na elektroniczny obieg dokumentów. W znacznym stopniu przyśpiesza to funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Na czym polega ten proces? Sprawdź, jakie są jego zalety i komu warto zlecić taką usługę.
Na czym polega prawidłowy obieg dokumentacji w firmie?
– Dla prawidłowego funkcjonowania każde przedsiębiorstwo wymaga właściwie prowadzonej dokumentacji. Dotyczy to obrotu dokumentami, które mają znaczenie strategiczne. W głównej mierze odnosi się to do wszelkiego rodzaju faktur, które spływają do firmy tradycyjnie w formie drukowanej oraz w formie elektronicznej. Często konieczne jest ich archiwizowanie, a to generuje dodatkowy czas potrzebny na ich uporządkowanie i konieczność organizacji specjalnego miejsca — zauważa specjalista z firmy e.volution.
Pomimo rozwoju technologicznego oraz możliwości wystawiania faktur on-line, w dalszym ciągu wymagane jest otrzymywanie części z nich w formie tradycyjnej. Odpowiednia archiwizacja ma na celu uporządkowanie dokumentów oraz przypisanie ich do konkretnych teczek, czy segregatorów.
Elektroniczny obieg dokumentów — na czym polega proces automatyzacji?
Tradycyjne archiwizowanie dokumentacji firmowej to nie tylko większa ilość obowiązków względem pracowników. To także większe prawdopodobieństwo popełnienia błędu. Zdecydowana większość dużych i średnich przedsiębiorstw korzysta z elektronicznego obiegu dokumentów, który umożliwia wprowadzenie do firmy najnowszych rozwiązań pozwalających na usprawnienie wszelkich procesów związanych z prowadzeniem dokumentacji. Dzięki wprowadzeniu automatyki do przedsiębiorstwa, jego właściciel zyskuje między innymi:
- oszczędność czasu pracowników,
- ograniczenie liczby błędów,
- wygodny system katalogowania faktur,
- sprawny system wyszukiwania konkretnych pozycji.
Faktury, które obecnie stanowią podstawę działalności wielu firm, w dalszym ciągu w większości przypadków wystawiane są w formie papierowej. Poprzez odpowiednie oprogramowanie w bardzo prosty sposób możliwe jest ich skanowanie, przetwarzanie oraz katalogowanie.
Komu powierzyć zadanie elektronicznego obiegu dokumentów?
Decydując się na rozwiązanie, jakim jest automatyzacja napływających faktur oraz innych dokumentów, właściciel przedsiębiorstwa staje przed trudną decyzją. Przy wyborze zewnętrznego dostawcy oprogramowania konieczne jest wzięcie pod uwagę wielu elementów. Liczy się doświadczenie firmy w świadczeniu danej usługi oraz technologia, jaką dysponuje. Warto również dodać, że oprogramowanie może być skonfigurowane indywidualnie dla każdego odbiorcy. Właściciel firmy lub jego księgowość może wybrać sposób segregowania dokumentacji oraz jej katalogowania w elektronicznym archiwum. Indywidualne dopasowanie możliwości oprogramowania jest niezwykle istotne, gdyż każde przedsiębiorstwo ma swój własny, unikatowy system segregowania faktur.
