Zmiany w prowadzeniu dokumentacji i wynagrodzeniu
Od początku 2019 roku zostaje wprowadzonych kilka zmian, które interesują zarówno pracodawców, jak i pracowników. Aktualne zmiany dotyczą prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zmienia się również stawka minimalnego wynagrodzenia. Dowiedz się, ile będzie przechowywana dokumentacja pracownicza. Sprawdź, jakie wynagrodzenie otrzymają osoby zatrudnione na etat oraz umowy cywilnoprawne.
Ile będzie przechowywana dokumentacja pracownicza?
Do 31 grudnia 2018 roku obowiązywała zasada, że akta osobowe oraz dokumentacja płacowa muszą być przechowywane przez cały okres zatrudnienia pracownika i przez następne 50 lat od momentu zakończenia pracy u wybranego pracodawcy.
Zgodnie z ustawą Ministerstwa Rozwoju okres przechowywania akt osobowych i dokumentacji został skrócony. Od 1 stycznia 2019 roku obowiązuje nowa zasada, według której pracodawca będzie zobowiązany do przechowywania dokumentów pracownika jedynie przez 10 lat od zakończenia przez niego pracy. Wszystkie informacje, które będą niezbędne do przyznania świadczeń z ubezpieczenia społecznego, będą przekazywane przez pracodawcę do ZUS-u.
Dokumentacja pracownicza może zostać zniszczona po upływie tego okresu, jeśli jednak były pracownik będzie chciał otrzymać od pracodawcy swoje akta osobowe, ma prawo poprosić o ich wydanie przed zniszczeniem. W razie wątpliwości skorzystaj z porady rzetelnego biura rachunkowego.
Co zawierają akta osobowe?
Dokumenty przechowywane w aktach osobowych powinny zostać ponumerowane oraz uporządkowane chronologicznie. Akta osobowe zostały uzupełnione o nową część D.
Akta osobowe zawierają:
- część A – dokumenty gromadzone w związku z ubieganiem się o pracę
- część B – dokumenty pracownicze dotyczące zatrudnienia
- część C – dokumenty związane z zakończeniem stosunku pracy
- część D – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej
Kogo dotyczy skrócony okres przechowywania?
Skrócony okres przechowywania jest obowiązkowy wyłącznie dla osób, które rozpoczynają pracę po 1 stycznia 2019 roku, ale 10-letni okres przechowywania może objąć również pracowników, którzy rozpoczęli podleganie ubezpieczeniu społecznemu od 1 stycznia 1999 roku do końca 2018 roku.
W przypadku takich pracowników to pracodawca podejmuje decyzję o czasie archiwizacji. Jeśli zdecyduje przechowywać dokumenty przez krótszy okres, wtedy jego obowiązkiem jest dostarczenie raportu informacyjnego do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Jak będą przechowywane dokumenty – tradycyjnie czy elektronicznie?
Zmiany dotyczą nie tylko okresu, ale także formy przechowywania dokumentów. Dokumentacja w postaci elektronicznej będzie traktowana na równi z taką, która gromadzona jest w formie papierowej. Sposób przechowywania dokumentów należy od decyzji pracodawcy – może on wybrać formę elektroniczną bądź tradycyjną (albo prowadzić dokumentację w obydwu postaciach).
Gromadzenie dokumentacji w systemach ma zdecydowanie wiele plusów. Pracodawca będzie ponosił mniejsze koszty, poza tym jest to wygodne i praktyczne rozwiązanie. Nie będzie dochodziło do niszczenia dokumentów z upływem czasu, poza tym łatwiej będzie można się w nich poruszać i szybciej znaleźć potrzebną informację.
Jakie będzie minimalne wynagrodzenie w 2019?
Wynagrodzenie za pracę w 2019 roku wzrośnie w przypadku osób zatrudnionych na etat. Kwota minimalnego wynagrodzenia dla umowy o pracę będzie wyższa o 150 zł i będzie wynosiła dokładnie 2 250 zł brutto. Oznacza to, że jeśli pracujemy za najniższą krajową, na nasze konto co miesiąc będzie wpływać 1 634 zł.
Zmieniają się również stawki wynagrodzenia osób zatrudnionych na umowy cywilnoprawne. Minimalna stawka godzinowa będzie wyższa o złotówkę, co oznacza, że będzie wynosiła 14,7 zł brutto.
W jakiej formie będzie wypłacane wynagrodzenie?
Preferowaną formą wypłaty wynagrodzenia jest forma bezgotówkowa, jednak wypłacanie pensji w taki sposób nie jest obowiązkowe dla pracodawcy. Na wniosek pracownika wynagrodzenie może być nadal wypłacane w gotówce. Wniosek taki można złożyć pisemnie lub elektronicznie.
