Jak prawidłowo prowadzić teczki osobowe pracowników?

Prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy należy do obowiązków pracodawcy. Co więcej, nie wystarczy jedynie mieć „pod ręką” wszystkich danych o osobach zatrudnionych, ale należy je prowadzić w sposób zgodny z przepisami i zadbać o ich poufność na określonym poziomie. Jak zatem prowadzić teczki pracowników w sposób prawidłowy?

Prowadzenie teczek osobowych a przepisy

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest nie tylko przydatne w wielu sytuacjach, ale przede wszystkim wymagane prawnie. Zgodnie z przepisami zawartymi w art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany do założenia i prowadzenia akt osobowych dla każdego pracownika. Co ważne, nie ma znaczenia, w jakiej formie przedsiębiorca prowadzi działalność i ile osób zatrudnia. Nawet firma, której załogę stanowią członkowie rodziny, musi przechowywać teczki osobowe, a także umożliwić do nich dostęp uprawnionym instytucjom, na przykład Państwowej Inspekcji Pracy.

Zgodnie z przepisami akta osobowe każdego pracownika powinny składać się z czterech części, czyli:

• część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,
• część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
• część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia,
• część D – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonych w innych przepisach.

Co istotne, osoba zatrudniająca nie może żądać od pracownika oryginałów dokumentów potrzebnych na przykład do zatrudnienia. W aktach przechowuje się kopie lub odpisy, które powinny mieć adnotację o zgodności z oryginałami.

Jakie dokumenty przechowuje się w teczkach osobowych?

Każda z wymienionych powyżej czterech części akt stanowi miejsce do przechowywania określonego typu danych. Jest ich sporo, przy czym głównie są to podstawowe dokumenty, takie jak świadectwa pracy z poprzednich firm, orzeczenie lekarza medycyny pracy, pisma dotyczące udzielenia urlopu czy wypowiedzenie.

W aktach mogą znaleźć się także innego typu dane, czyli między innymi dotyczące podejrzenia chorób zawodowych, dokumentacja świadczeń powypadkowych czy certyfikaty i dyplomy ukończonych kursów.

Prowadzenie teczek osobowych może być dla przedsiębiorcy sporym obciążeniem, dlatego warto korzystać z pomocy biur rachunkowych (w Bytomiu jednym z polecanych jest biuro Taxer). Takie firmy przejmują na siebie obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej, mogą zająć się także innymi zagadnieniami wchodzącymi w zakres kadr i płac.