Jak korygować błędy księgowe?
Błędy zdarzają się w każdego typu dokumentach, również i w rachunkowości. W przypadku błędów księgowych procedurę ich korygowania określają odpowiednie przepisy, które możemy znaleźć w Ustawie o rachunkowości. Z naszego artykułu dowiesz się, jakie błędy księgowe zdarzają się najczęściej oraz w jaki sposób można je właściwie skorygować. Zapraszamy do lektury.
Najczęściej popełniane błędy księgowe
Błędy księgowe bardzo często występują w dokumentacji źródłowej – zarówno tej pierwotnej, jak i wtórnej, dokumentacji inwentaryzacyjnej, w urządzeniach ewidencyjnych, a także w zestawieniach pomocniczych oraz kontrolnych. Jakie to błędy?
Do częstych błędów w dokumentacji źródłowej zaliczyć możemy nieprawidłowe ich wypełnienie, polegające np. na braku daty czy podpisu osoby, wystawiającej dany dokument. Nierzadko zdarzają się także pisma, które zostały niewłaściwe zakwalifikowanie do danego okresu sprawozdawczego. Do częstych błędów występujących w urządzeniach ewidencyjnych zaś należą wynikające z niezachowania zasady podwójnego zapisu, czyli np. opuszczenie operacji gospodarczych czy zaksięgowanie tej samej operacji różnymi kwotami. W zestawieniach pomocniczych oraz kontrolnych wkradają się z kolei takie błędy jak np. opuszczenie lub powtórzenie danych liczbowych, ich zniekształcenie przy przepisywaniu z urządzeń ewidencyjnych, a także błędy w podliczeniach kwot.
Jak skutecznie wykrywać i eliminować błędy księgowe?
Duża część spośród wyżej wymienionych błędów z powodzeniem może zostać wyeliminowana. W jakiś sposób? Skutecznej pomocy udzielić tutaj mogą programy księgowe. Najlepszym zaś rozwiązaniem jest powierzenie spraw, dotyczących księgowości, fachowcom z profesjonalnego biura rachunkowego. Wykrywanie błędów wymaga bowiem podjęcia wielu odpowiednich działań kontrolnych, mających na celu m.in. dokładne sprawdzenie pod kątem formalnym, merytorycznym oraz rachunkowym wszystkich dokumentów księgowych czy porównanie zapisów, zawartych w urządzeniach księgowych z danymi, ujętymi w dokumentacji źródłowej.
Korygowanie błędów księgowych
Wykryte błędy księgowe należy jak najszybciej skorygować. Poniżej najważniejsze informacje na temat sposobów poprawiania błędów w zależności od ich rodzaju:
Sposoby poprawiania błędów w dowodach księgowych
Dowody księgowe muszą być wolne od pomyłek. Ewentualne błędy powinny zostać poprawione. Należy jednak pamiętać, że w dowodach księgowych niedopuszczalne jest ich wymazywanie czy przerabianie. Skreślić błędną treść bądź niewłaściwą kwotę można jedynie w dowodach wewnętrznych, przy czym należy wówczas pamiętać o tym, że musi być zachowana czytelność skreślonych słów i liczb – wyjaśnia ekspert, nasz rozmówca z Biura Księgowego AKRO w Warszawie.
Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych zaś, niezależnie czy są one obce czy własne, należy korygować poprzez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu, zawierającego sprostowanie wraz z uzasadnieniem.
Poprawianie błędów w zapisach księgowych
Błędy popełnione w urządzeniach ewidencyjnych, zależnie od ich charakteru i momentu ujawnienia, poprawia się za pomocą korekty lub storna, które polega na wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych dowodu, który dotyczy korekty błędnych zapisów.
Korekta błędów ujawnionych po zamknięciu ksiąg rachunkowych
Zgodnie z Ustawą o rachunkowości błędy, które mają istotny wpływ na stan aktywów i pasywów bądź na wynik finansowy, a zostały stwierdzone w księgach rachunkowych roku poprzedniego, ujawnione zaś po sporządzeniu sprawozdania finansowego, ale jeszcze przed jego zatwierdzeniem – powinny zostać skorygowane. Sprawozdanie z kolei musi zostać zmienione w księgach tego roku, za który sporządza się sprawozdanie finansowe. Co istotne – należy o tym powiadomić biegłego rewidenta, który bada lub badał sprawozdanie. Błędy stwierdzone po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego koryguje się w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym te błędy ujawniono.
