Materiał Partnera
Jak ewidencjonować dokumenty firmowe?

Jak ewidencjonować dokumenty firmowe?

Czy prowadzenie prywatnej firmy w Polsce jest zadaniem prostym? Niewątpliwie własny biznes daje większe szanse na dobry zarobek, a też przynosi sporo osobistej satysfakcji, lecz to chyba jedyne jego zalety. Niezliczone regulacje prawne w naszym mocno zbiurokratyzowanym kraju generują mnóstwo obowiązków natury formalnej, którym każdy biznesmen musi podołać. Do nich należy także prowadzenie całej góry różnorodnej dokumentacji. Jej porządkowanie, segregowanie i przechowywanie to naprawdę ogromny kłopot. O tym, jak można nad tym wszystkim w prosty sposób zapanować, opowiadają nam pracownicy doświadczonej firmy z Katowic.

Najpierw nieco o tradycyjnym prowadzeniu dokumentacji

Wszyscy mamy pewne wyobrażenie o tym, jak wygląda prowadzenie dokumentacji w tradycyjny sposób, bądź to z naszych doświadczeń w kontaktach z różnego rodzaju urzędami lub też z własnej pracy w biurze, bądź jedynie z obrazków filmowych. Zajmujące mnóstwo miejsca regały i szafy z niezliczoną ilością segregatorów, teczek i skoroszytów to najważniejsze atrybuty tradycyjnie zorganizowanego biura czy archiwum. Każdy przychodzący do danego urzędu czy danej firmy papierowy dokument należy odpowiednio oznakować, opisać, zarejestrować i włożyć we właściwe miejsce. To oczywiście absorbuje czas odpowiedzialnego za to pracownika, a czas jak wiadomo to pieniądz. Prawdziwe problemy zaczynają się wtedy, gdy jakiś dokument zostanie umieszczony w złym miejscu, co może się zdarzyć, ponieważ człowiek jest istotą omylną. Wtedy jego szybkie odnalezienie często graniczy z cudem. Wyszukiwanie wszelkiego rodzaju informacji w takim biurze, sporządzanie sprawozdań, wyciągów, bilansów itd. to naprawdę mordercza praca. A trzeba pamiętać, że do tego dochodzą dzisiaj także różnorakie dokumenty elektroniczne i poczta e-mail.

Cyfrowe ewidencjonowanie dokumentów

Wszelkiego rodzaju opisanych wyżej problemów unikamy przy digitalizacji dokumentów i ich elektronicznym ewidencjonowaniu, o czym opowiadają nam specjaliści firmy E.volution z Katowic. Na czym to polega i jakie są tego korzyści? Najpierw oczywiście należy papierowy dokument zeskanować, a później dokonać z niego ekstrakcji zawartego w nim tekstu, który już w postaci cyfrowej może być automatycznie ewidencjonowany przy pomocy specjalnych programów. Pamiętajmy, że dzisiaj także, za pośrednictwem łączy internetowych, dociera do naszych biur mnóstwo gotowych już dokumentów elektronicznych oraz wiadomości e-mailowych, które również należy odpowiednio sklasyfikować, zindeksować, wprowadzić do cyfrowego planu akt i w końcu zarchiwizować. Tak więc elektroniczne ewidencjonowanie dotyczy zarówno treści wydobytych z poddanych skanowaniu druków papierowych, jak i wszystkich innych dokumentów cyfrowych, w tym oczywiście także materiałów graficznych oraz pism księgowych. Dokumenty takie można dowolnie długo przechowywać w elektronicznym archiwum, a dostęp do nich oraz wydobywanie z nich potrzebnych danych jest i łatwe i szybkie. Uprawnieni pracownicy mogą w każdej chwili w razie potrzeby także tak zarchiwizowane treści edytować.

Elektroniczny obieg dokumentów niewątpliwie pozwala zwiększyć wydajność i komfort pracy w każdej firmie.

Kategorie
Warto przeczytać
Kontrola z urzędu skarbowego – co musisz wiedzieć?
Prowadząc firmę, przedsiębiorca powinien liczyć się z kontrolą z urzędu skarbowego. Czynności sprawdzające są zwykle stresujące – tym bardziej, że polskie prawo podatkowe jest dość skomplikowane. Warto być więc zawsze...
Co to jest wirtualne biuro?
Wirtualne biuro to outsourcingowa usługa polegająca przede wszystkim na rejestracji swojej działalności gospodarczej pod adresem udostępnianym przez usługodawcę. Nie jest wówczas konieczna fizyczna obecność firmy pod...
W jaki sposób biuro rachunkowe może pomóc w działalności firmy
Do obowiązków każdego przedsiębiorcy należy prowadzenie ksiąg rachunkowych. Wiele firm rezygnuje jednak z prowadzenia samodzielnej księgowości na rzecz korzystania z usług partnera zewnętrznego. Jaki jest zakres usług...
Kalkulatory
Znajdź biura rachunkowe