Analiza procesów biznesowych krok po kroku
Bez wątpienia celem każdej firmy jest funkcjonowanie w sposób jak najbardziej sprawny i efektywny. Odpowiednio przeprowadzona analiza procesów biznesowych to działanie, które przybliża osiągnięcie tego celu. Dzięki niej lepiej poznajemy procesy zachodzące w firmie, mamy możliwość wykrycia zachodzących nieprawidłowości oraz wprowadzenia usprawnień. Przyjrzyjmy się jak przebiega analiza procesów biznesowych w praktyce.
Pracownicy liniowi i kadra zarządzająca jako źródła wiedzy o procesach
Analiza procesów biznesowych opiera się w dużej mierze na spotkaniach i obserwacji osób, które wykonują konkretne zadania (składowe procesów). Może być przeprowadzana przez wewnętrznych specjalistów, jeśli firma takowych posiada lub zlecona na zewnątrz. Jak mówi ekspert z firmy Nova Praxis, zajmującej się analizą procesów biznesowych:
Najlepsze efekty i dane na temat procesów zachodzących w firmie można uzyskać podczas spotkań z pracownikami liniowymi, w ich rzeczywistym środowisku pracy, czyli np. w przypadku pracowników biurowych – przy komputerze. Tym, czym kierujemy się w analizie procesów jest filozofia gemba, zaczerpnięta z lean management. Aby rozwiązać ewentualne problemy, pojawiające się w firmie, pozyskać pomysły na usprawnienia i oszczędności, trudno o lepszą metodę, niż udanie się bezpośrednio do miejsca pracy i przeprowadzenie obserwacji. Często to pracownicy sami najlepiej wiedzą co zrobić, żeby usprawnić działanie firmy. Trzeba tylko dopuścić ich do głosu i pomóc uporządkować pomysły.
Zebrane informacje uzupełniane są o dane uzyskane podczas spotkań z kierownictwem. Kadra zarządzająca posiada cenną wiedzę, w szerszym ujęciu, na temat organizacji pracy firmy, pojawiających się problemów, punktów decyzyjnych oraz roli poszczególnych jednostek organizacyjnych w analizowanych procesach.
Analiza dokumentów
Poza przeprowadzonymi obserwacjami i wywiadami, w analizie procesów biznesowych wykorzystuje się również biorące udział w procesach dokumenty i korespondencje. Przydatne mogą okazać się także istniejące w firmie instrukcje operacyjne, procedury sterujące pracą pracowników i wszelkie wytyczne, w tym także te mniej formalne, jak na przykład e-maile czy notatki ze spotkań.
Ważnym etapem jest pozyskanie danych liczbowych, istotnych dla analizy procesów. Mogą to być wszelkie możliwe do pozyskania dane, takie jak ilość dokumentów przetwarzanych w procesie, czas reakcji na zgłoszenie klienta lub czas oczekiwania na decyzję innej osoby. Zbierane i analizowane są także dane, które dotyczą ilości i częstotliwości pojawiania się problemów, wychwytywania błędów czy występowania ścieżek awaryjnych.
Wynikiem analizy procesów biznesowych powinna być mapa procesów, stworzona najlepiej w dedykowanych systemach modelowania, a także opis funkcjonowania przedsiębiorstwa i poszczególnych jego jednostek organizacyjnych. Zebrany materiał analityczny powinien być dostępny w formie elektronicznej, tak aby w przyszłości, w łatwy sposób, możliwe było nanoszenie poprawek i dokonywanie kolejnych optymalizacji wraz ze zmieniającymi się stale: technologią, przepisami prawnymi oraz uwarunkowaniami gospodarczymi.
