Jak długo przechowywać firmowe dokumenty?
Termin przechowywania dokumentacji firmowej budzi wiele wątpliwości. Fakt rozliczenia z urzędem skarbowym czy ZUS nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku przechowywania dokumentów. Oznacza to, że faktur czy składanych deklaracji nie można pozbyć się w dowolnym momencie. Trzeba je zachować w razie kontroli urzędników – ale tylko przez określony okres.
Termin przechowywania dokumentacji podatkowej
Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej dokumenty podatkowe należy przechowywać do momentu, w którym dochodzi do przedawnienia zobowiązań podatkowych. Dotyczy to ksiąg rachunkowych, księgi przychodów i rozchodów oraz pozostałych ewidencji, które są prowadzone w celach podatkowych.
Za okres przedawnienia zobowiązania podatkowego uważa się 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłyną termin płatności podatku. Dotyczy to zarówno deklaracji podatkowych, jak i faktur kosztowych oraz przychodowych.
Termin przechowywania dokumentacji rachunkowej
Przechowywanie dokumentacji rachunkowej regulowane jest ustawą o rachunkowości. Zgodnie z jej brzmieniem:
- zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu – ich nie dotyczy okres przedawnienia,
- księgi rachunkowe należy przechowywać nie krócej niż 5 lat,
- dowody księgowe potwierdzające korzystanie z pożyczek lub kredytów i umowy handlowe należy przechowywać przez 5 lat od momentu wygaśnięcia umowy (np. po spłacie, dokonaniu rozliczenia),
- dowody księgowe, które dotyczą wpływów ze sprzedaży detalicznej należy przechowywać do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za określony rok obrotowy,
- dokumenty inwentaryzacyjne należy przechowywać nie krócej niż 5 lat,
- pozostałe dowody księgowe i inne dokumenty muszą być przechowywane przez 5 lat.
Termin przechowywania dokumentacji ZUS
Przechowywanie dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych dotyczy wszystkich płatników składek.
- Dokumenty zgłoszeniowe należy przechowywać co najmniej 5 lat.
- Dokumenty rozliczeniowe należy przechowywać 5 lat.
Chcesz uniknąć sankcji? Podejmij współpracę z profesjonalnym biurem rachunkowym
Niedostosowanie się do przepisów, a więc usunięcie dokumentacji przed terminem przedawnienia, grozi sankcjami – karą grzywny wynoszącą nawet 240 stawek dziennych.
Jeśli chcesz uniknąć kłopotów finansowych w razie kontroli urzędników, podejmij współpracę z profesjonalnym biurem rachunkowym. Dzięki wiedzy i doświadczeniu pracowników, będziesz mieć pewność, że dokumenty przechowywane są w poprawnej formie i przez ustawowy czas.
Wybierając biuro rachunkowe, weź pod uwagę m.in. jego doświadczenie i posiadane certyfikaty potwierdzające kwalifikacje, referencje innych klientów, oferowanie kompleksowych usług, stałe uzupełnianie oferty o niezbędne usługi, indywidualne podejście do klientów, odpowiedzialność za dokonywane rozliczenia, fachowe wsparcie i doradztwo.
